注意！公文写作中的这些错误千万别犯！

      写作中，无论语言功底多好，如果犯了逻辑上的错误，则是写作中的大忌。

      对于公文写作而言，更是如此！一篇好的公文，必定概念准确、分析深刻、论证充分、言之有据、言之成理，简言之就是符合逻辑要求。但是，在工作实践中，许多人特别是新手总是会犯这样或那样的逻辑错误，让自己起草的公文很难一稿过审。

      今天，我们就帮大家找一找在公文起草中经常会犯到的逻辑错误，举一反三、引以为戒。

01 公文种类使用错误

      不管是在行政事业单位，还是在企业，职场里公文种类选择错误是最常识性的错误，也是最不能接受的错误，否则引起的后果可能不堪设想。

一、是不区分上下行文种类，错误选择文种

      比如说给公司内部发文发个报告，给上级主管部门发个函，给合作方尤其是甲方发个通知，甚至有给上级主管部门发个通知的。这些常识性错误，你让收文的人怎么想？

      给公司内部发个报告，是让公司一瞬间“没人之下，万人之上”吗？给上级主管单位发个函或者通知，是要告诉对方你要造反了吗？给合作方发个通知，是间接的告诉对方你要兼并他们了吗？如果是发给供应商还好，人家势小可能忍忍了就算了，关键是如果发给甲方，你让人家怎么想？轻则可能让对方怀疑你的业务水平，重则可能影响后续合作。

      在公文使用过程中，根据行文关系对上下行文种类有着明确的区分，其中上行文只能呈送上级主管单位（一般情况不能是个人），下行文是发给下级单位或人员，平行文是给没有隶属关系的第三方的。

      其中，能用于平行文的文种只有意见、议案和函，并且意见是唯一一个即可上行、又可下行、又可平行的文种。

      因此，在公文行文过程中，一定要根据行文关系选择对上下行文种类，坚决不能犯这一类的原则性错误。

二、是行文目的与文种不匹配，错误选择文种

      最常见的常识性错误就是给上级主管部门反映问题或情况，需要上级部门给予处理或解决的用报告的；给客户调价或变动销售政策用通知的；没有经过会议讨论并表决通过的用决议的；在企业里用公告的；有特定的告知对象用通告的；没有具体的工作意见与要求用通知的。

      我们必须要注意：报告只能给上级主管单位总结、汇报工作或者反应情况，只是让上级主管单位知道这个情况或事情，并不要做出处理、指示或者批复；如果要上级回应处理解决的，一定要用请示。

      给公司所有第三方发文件一定要用函或者意见，如果是告知性的结尾一般用特此函告，如果还要商量一般是特此函商，发通知是很不尊重对方的行为，因为通知只是下行文。

      没有经过会议讨论并表决通过的内容只能用决定，决议必须是通过讨论并表决通过的内容。

      公告原则上只有党和国家的高级机关才能使用，在企业里你只能用通告。

      通告告知对象有限，一般向社会上公开告知人们遵守或者知晓某一事项时使用，可以提出下一步工作要求，也可以不提任何要求。但使用通知的时候一定要有具体的工作意见与要求，并且要有明确的告知对象。

三、是私自制造文种

      这个比较常见的错误就是文种重叠，比如说关于什么什么的请示报告、意见报告、请示函等，或者写成关于请示什么的报告，关于什么意见的报告，关于什么请示的函等。还有自造文种的，比如总结、要点、方案、计划、安排、纲要、汇报、申请这类普通文件以公文行文的。

      可以公文行文的文种只有15种，这种生造的文种都是个什么鬼？

02 格式错误

      公文格式主要分版头、主体和版记三部分，在职场中这也是最容易出现问题的地方。公文的格式要求非常繁杂，具体到份号、密级和保密期限、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码，这18项要素都有明确规定和要求。在职场里面，我们有时候很难面面俱到，但是有些常识性错误还是不能犯。

一、是随便标注份号、密级和保密期限、紧急程度

      在公文中份号、密级和保密期限、紧急程度标注位置和适宜情况都是有要求的，比如只有涉密公文才标注份号，并且涉密公文密级和保密期限都是有规定的，其中密级只有三个等级，分别为绝密、机密和秘密，没有其他等级；保密期限如果你不标注，说明按规定期限执行（绝密30年、机密20年、秘密10年），如果保密年限有变化，需用红色★标注后加年限数字。紧急程度也只有特急、加急两种。

      在企业职场行文中，我们很难涉及到上述问题，所以千万不要为了行文高大上多此一举去标注这几个要素。

二、是标题不规范，排版不美观

      这种常见错误就是要么缺少文种，无标题或者标题三要素不全；要么就是用文种做标题，最常见的就是通知行文时标题只打一个通知就下发。

      此外，在排版上，常犯的错误就是标题一行放不下的时候，用长方形或沙漏形进行排版。

      公文标题一般由发文机关全称或规范化简称、公文主题和文种三要素组成，分一行或多行居中排布，回行时要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，排列应使用菱形。

三、是下行文标注签发人

      职场公文行文时只有上行文要标注签发人，而下行文不需要标注签发人，很多职场人士不注意或不了解，经常在发布下行文时标注签发人。

四、是文号虚编

      职场公文行文时文号是按顺序依次编写的，很多人在编文号时，经常出现虚编现象。公文文号1就是1,2就是2，千万不要写成01，02这种虚编文号，犯常识性错误。

03 排版错误

      最常见的排版错误主要是纪要、函和命令。纪要、函和命名的排版和其他文种是不同的，可在职场中经常能碰到把纪要、函和命令与其他文种用同一种格式的常识性错误。

      信函发文机关标志上边缘至上页边为30mm，命令（令）发文机关标志上边缘至版心上边缘为20mm，纪要标志由“XXXXX纪要”组成，上边缘至版心上边缘为35mm，这种排版上的差异一眼就能看出来，所以职场行文千万不能犯这种常识性错误。

04 使用旧版标准

      2012年国家发布新版《党政机关公文格式》（GB/9704-2012）后，对旧版标准（GB/9704-1999）进行了较大修改，很多人不了解，经常有人使用旧版标准而犯常识性错误。

一、是在公文版式方面

      旧版上行文和下行文板式是不一样的，其中上行文天头（上白边）要比下行文宽好多，是为了方便领导在上面签署意见，新版公文格式不区分上下文，全部用统一标准。

二、是还继续使用主题词

      新版公文早已删除主题词格式要素了，所以在也不要在公文里画蛇添足加个主题词。

三、是密级紧急位置

      旧版公文密级、紧急程度在右上角，新版改为左上角。

四、是印章署名

      旧版公文不需要发文机关署名，也就是落款不要打发文单位名称，只打个日期就好了，新版要求必须由发文机关署名。

五、是成文日期

      旧版公文成文日期用的是汉字，而新版公文成文日期必须用阿拉伯数字。

六、是公文页码

      旧版公文对页码没要求，但新版公文要求必须按规定标注页码。

      在职场中，行文有一套严格规范的流程，琐碎繁多，我们可能很难熟记掌握，但是我们首先要做到的是避免发生一些常识性的错误，希望对你有所帮助。