职场礼仪之接打电话的基本礼仪

如今互联网快速发展，越来越多的人用起了微信、短信、QQ等沟通工具，但打电话在一些工作场合还是必须的，无论是刚入职场的新人，还是久经沙场的职场老人，学会电话沟通，对每一个职场人来说都是至关重要的。

虽说现在微信、短信、QQ群等通讯功能逐渐完善，开会通知、工作任务等都在工作群里发一下，但工作群不可能随时随地被关注，有了重要的事、紧急的事，大家还是会直接用电话沟通，

这样更清晰、更方便，同时也能够得到及时反馈，了解对方对此事的态度，所以学会打好工作电话，是职场人士职业发展的必备技能之一。

职场上，从一点一滴的小事可以看出一个人的素质，都说细节决定成败，懂得电话沟通的基本礼仪，能够体现出一个职场人的职业修养。

当然，打了电话不接，或没接到电话不回拨，接了电话没有回音等等这些都是职场电话沟通特别忌讳的，那么如何正确的接打工作电话呢？

一、接听电话礼仪：

1.在电话旁应该随时准备一些白纸和笔，当对方需要你记什么或者让你给上司传话，都可以快速准确记录下来，而不需传达有误，如果你事先没有准备好纸和笔，而要求对方等待，这是很不礼貌的行为。

2.接听电话的时候要专心，同时要停止其他事情或者是动作，不要边听电话边与旁边的人进行交谈，这一点要切记，你这样做会让对方感到你很不用心，从而也感到自己没有被尊重。

3.接听电话的时候要注意身姿正确，不要躺着或者是把脚放到台面上，因为身姿不正确也会影响声音的效果，加上身姿不正确也容易让电话滑落，会让对方感到十分不满意。

4.接听电话时最好是面带微笑，虽然别人看不见你的微笑，但是会从你的话语中感受到你的热情。

5.要在电话响三声之内接起电话，响了超过6声就要跟对方说声对不起。

二、拨打电话礼仪：

1.拨打电话的时候要选择好时间段，如果不是十分重要的事情，请不要在休息、用餐的时间段给别人打电话，尽量也不要在节假日打电话给对方。

2.要把握好通话时间，一般来说通话时间不应超过3分钟，这也就是3分钟原则。

3.如果对方并不知道你是谁的情况下，你应该要首先进行自我介绍。同时要多使用敬语。

三、通话时的姿态

在通话时，即使有急事，也要聚精会神地接听电话，不能三心二意或是把电话置于一旁。接电话时，态度应当殷勤、谦恭。虽然表面上看，接电话时的态度与表情对方是看不到的，但在实际上对于这一切对方其实完全上可以在通话过程中感受到。

在办公室里接电话，尤其是外来的客人在场时，最好是走近电话，双手捧起话筒，以站立的姿势，面含微笑地与对方友好通话；不要坐着不动，一把把电话拽过来，抱在怀里，夹在脖子上通话。

不要拉着电话线，走来走去地通话；也不要坐在桌角、趴在沙发上或是把双腿高抬到桌面上，大模大样地与对方通话。

四、态度良好

打电话时态度要认真，这是对对方的尊重。尽管对方看不见你打电话时的姿态和表情，但你的声音会把你此时此刻的姿态、表情、心境在不知不觉中传递给对方，从而让对方感受到你此刻对他的态度。因此，最好从拿起电话筒就开始注意自己的言行举止，直至结束通话。打电话前应保持平静的心境。在与对方电话交谈时，不应穿插与他人的谈话。

另外，还要注意避免一边与朋友说笑，一边拿起话筒接电话；也不要在结束电话交谈至挂机前的间隙里急于与旁人讲话，更不要谈及与对方无关的话题。如果万不得已，有急事要处理，应向对方说明。

五、通话时语音语调要适合

由于双方处于互相看不见的两地，人们往往通过对方的声音来揣摩对方盼隋绪、心境甚至长相，并形成关于对方的电话形象。因此，电话交谈时，使用合适的语音语调非常重要。电话交谈时，语调应尽量柔和，以此来表达自己的友善，生硬的语调容易让人觉得不大友好。吐字应当准确，句子应当简短，语速应当适中，语气应当亲切、和谐、自然。

六、分清主次

其一，电话铃声一旦响起，接电话就成为最紧急的事情，其他事情都可以先放一边。接听电话时，不要再与旁人交谈或者看文件、吃东西、看电视、听广播等。即使是电话铃声响起的时候你忙着别的事，在接听电话时也不要向打电话来的人说电话来得不是时候。

其二，有时候确实有无法分身的情况，比如自己正在会晤重要的客人或者在会议中间，不宜与来电话的人深谈，此时可以向来电话的人简单说明原因，表示歉意，并主动约一个具体的双方都方便的时间，由自己主动打电话过去。一般来说，在这种情况下，不应让对方再打过来一次，而应由自己主动打过去，尤其是在对方打长途电话的情形中。约好了下次通话的时间，就要遵守约定，按时打过去，并向对方再次表示歉意。

其三，如果在接听电话的时候，适逢另一个电话打了进来，切忌不要中断通话，而要向来电话的人说明原因，要他不要挂断电话，稍等片刻。去接另一个电话的时候，接通之后也要请对方稍候片刻或者请他过一会儿再打进来，或者自己过一会儿再打过去。等对方理解之后，再继续方才正接听的电话。