职场资讯：真正累死你的不是工作，而是低效的

“多算胜，少算不胜，何况无算乎？”

这是《孙子兵法》里的一句话，意思是说，考虑周全，方法得当，成功率就高；考虑不当，筹划不足，成功率就低，更不要说不经考虑就想当然地做事了。行兵打仗如此，日常工作也是这样。只有学会周全考虑，找对了方法，工作效率才能明显提升。

管理者总有这样的疑问：

“为什么职位越高，工作越忙？难道职位与忙碌成正比？”

“为什么经常加班，业绩就是上不来？”

“为什么下达的工作，执行总是不到位？”

“为什么努力调动员工的积极性，效果却微乎其微？”

……

忙碌，低效率的忙碌，似乎成了管理者的一个通病。症结在哪儿？怎样才能药到病除？我们先看一个有趣的故事：

伟大的发明家爱迪生有一次在做实验时，递给助手一个没有灯口的空玻璃灯泡，让助手测出灯泡的容积。过了好半天，助手也没有测出来。爱迪生过去一看，发现助手正拿着软尺测量灯泡的周长、斜度，并用复杂的公式计算测得的数字。

爱迪生忍不住打断助手：“把灯泡装满水，再将水倒入量杯中，不就测出灯泡的容积了吗？”说话间，爱迪生已经把灯泡的容积测出来了。

看完这则故事，你有什么感触？

工作效率低，是不是因为你像那位助手一样，把简单的工作想得太复杂？

工作效率低，是不是因为你像那位助手一样，用错了方法，走了弯路？

工作效率低，是不是因为你不愿意与同事、上司乃至下属交流工作心得？

工作效率低，是不是因为你不习惯思考，总用惯性思维去做事？

工作效率低，还有很多其他方面的原因，如缺少目标和计划，不善于管理时间，杂乱无章的工作习惯影响了你的专注力……这些原因归结为一点，就是工作方法不对。

作为制造业大国，人深受工具化思维的影响。我曾接触过很多名企的科研人员，比如西门子、麦德龙、宝马公司等，他们在做测试时，通常是先把一套测试思路和测试软件编辑出来，然后论证这个工具，再用这个工具快速地测试数据。而国内技术人员往往是先收集数据，然后想办法分析，再得出结论。单纯地对比这种做法，德国人看似慢一点，但如果测试10次、100次，德国人的效率就会大幅度提升，因为他们无需每次测试都去分析，只需按照第一次论证后的系统和模式一遍遍地开展工作就行。

究竟什么是快，什么是慢？这个问题值得每一位管理者深思。真正的快，并非拔腿就跑，而是先花几分钟时间，确定目的地和路线，选好跑鞋，系好鞋带，再甩开膀子奔向目标。这就是方法的意义。

所以，我们可以忙，但忙要忙在点子上。我要告诉那些没有头绪的忙碌者、没有正确方法指导的忙碌者——

累死你的不是工作，而是低效的工作方法！

而在这里德国网德国双元制特意整理了如下15种可以优化工作流程和提高效率的方法，帮助你更高效轻松地完成工作。

1.做日／周工作计划并经常回顾

不管你习惯用PPT，Excel或是其他办公软件，一定得给自己制定个日／周工作计划，包括上周工作进展和本周工作计划。针对每一项工作或任务，都要详细标注开始和截止时间，交付物是什么，需要对接的有哪些部门和同事，有什么样的KPI等等。这样方便自己定期回顾任务的状态，是待开始，进行中，延误还是取消，有利于自己针对不同情况采取下一步措施。

2.会议前的高效准备

参加会议时，我经常看到一些人匆忙坐下，一脸茫然地看着主持人，被问到项目进展，支支吾吾，一看就是没有什么准备。为了避免这种尴尬局面，需要提前做这些准备：

提前看看会议日程，和自己相关的部分主要涉及什么话题；

是否需要对上次未完成事项进行更新；

是否需要提前搜集和准备数据，资料及文件；

是否需要提前听取有关部门意见等等。

3.学会判断任务优先级

每天手头的工作很多，既有正在进行中的，也有被领导和同事临时甩过来的，如果不分轻重缓急，就会感觉毫无头绪，倍感焦虑。因此需要学会根据这样两个维度判断任务的先后顺序。即：

重要性（重要vs.不重哟啊）

紧迫性（紧急vs.不紧急）

根据这两个维度可以划分出4个象限，将待办事项依次放入4个象限，就可以清晰判断出，紧急而重要的事情一定是最有优先级，需要马上处理的。

4.多种沟通渠道并用，而不是单纯依赖于邮件

电子邮件俨然已经成为企业内部交流和沟通的基本和重要工具。发送文件，会议通知，讨论问题，汇报工作无一例外都是通过邮件完成。但如果此时你完全依赖邮件一个沟通渠道，会发现有时真的会坏事，尤其重要或紧急的工作。因为邮件不是即时通讯系统，人们不是随时在线或者随时可以回应的，比如会议中或外出时间，就无法做到随时回复。

所以如遇紧急重大问题或通知，一定记得打电话反复确认，确保万无一失。

5.未完成事项提醒

有的人非常喜欢将“告示贴”（或叫“口水贴”）贴在工位搁板上，上面写满了待办事项或需要特别提醒或关注的事项。这的确是个很好的办法。小小一块贴纸，记录了事项的重点，比如时间，电话，找谁。醒目地提醒和督促你这件事情还没完成，需要赶紧搞定，因为你肯定接受不了一张贴纸在那里好几天都岿然不动。一旦完成，你就可以放心大胆地撕下去。然后将新的待办重要事项贴上去，颇有成就感。

6.先梳理一天工作内容

为了避免自己一天忙得昏天黑地，在早上刚到办公室，头脑清醒的时候，将自己的日历（或者电子日历）打开，看看今天的主要工作内容有哪些，然后根据优先级分配自己的工作时间和精力。这样就可以让自己做到心中有数，不仅不会遗漏重要工作，还会容易把控节奏，自信满满迎接新一天。

7.番茄工作法

就是选择一个待完成的任务，将番茄时间设为25分钟，专注工作，中途不允许做任何与该任务无关的事，直到番茄时钟响起，然后在纸上画一个X短暂休息一下（5分钟就行），每4个番茄时段多休息一会儿。这样我们就会比较容易专注在工作本身，而不容易走神或下意识地刷手机。因为人的注意力一旦被打断，重新开始回到之前的状态需要花费更长的时间。

8.将本周或下周待开会议提前发出邀请

很多人习惯临时抱佛脚，突然发出邀请召集同事开会，这么做通常效果很差，因为没有提前预约，同事要么在出差，要么这个时间段已经被占用。因此，如果不是特别紧急的会议，最好提前一周就发出会议邀请，提前将被邀请人的时间固定，也方便他人在空闲时间段安排其他工作。另外发完会议邀请也不是万事大吉，你需要在会议提前1～2天发个邮件提醒，以确保大家准时出席会议而没有遗忘或发生时间冲突。

9.提高打字速度

这点特别容易被忽视。我们有时写报告或邮件感觉花费时间太多，可能就是因为打字速度太慢。学会盲打而不是边看键盘边找字母，不论拼音还是五笔输入法，都会大大提高文字输入效率，帮你节省不少时间。如必要可以专门花一段时间练习如何提高速度，这真是一劳永逸的事，值得投入时间练习。

10.整洁有序的办公桌

将自己的办公桌收拾得整洁有序，可以帮我们很快找到需要的资料或文件，而不是在用到的时候毫无头绪，翻来翻去。除此以外，在一个杂乱不堪的环境下工作，人的心情也会不自觉变得焦躁不安，哪还能谈得上效率和质量。

11.充分利用午餐时间进行社交

现代人时间宝贵，不愿过多占用私人时间进比如晚上或周末行社交，那么充分利用工作午餐时间和同事联络感情就变得重要而便捷了。尽量多和兄弟部门以及跨部门同事一起用餐，可以聊些轻松话题，顺便谈下项目进展，彼此如何更好地配合，就显得顺理成章。经常一个人午餐或者只和要好的几个同事午餐，只是单纯完成了吃饭这个任务，而没有赋予任何社交意义，实属可惜。

12. 善于“偷师”学艺

公司不等于学校，没有人像老师那样有义务教你如何工作，如何更好地工作。这时我们就需要有一双善于发现的眼睛和机灵的头脑，看到别人受到认可和表扬，就要仔细揣摩和观察，看看人家到底哪里做得好，怎么做得好的。有心人可以将对方报告或文件好好拆解，学习人家如何设计框架，提炼要点，组织素材和推导结论的。

13.集中时间回复邮件

如果随时在线回复每一封邮件，就会将自己的注意力切割，无法集中做好一件事。不是所有邮件都需要你秒回，如果真的非常紧急，相信对方一定会打电话或者直接找你。因此可以隔一段时间集中处理和回复邮件，这样不仅效率高，还避免了不断被新进来的邮件打断手头的工作。

14. 多跟领导沟通，确认需求

在公司中我们的的汇报对象是直线经理，我们的工作是否得到认可主要取决于领导。因此我们需要听清楚领导布置的任务，ta的要求和期望是什么，需要什么时间完成等等，只有确认好领导的需求，我们的工作才有方向，才能有的放矢。

在最终完成任务时才不会发生南辕北辙，吃力不讨好的情形。

15.对同事经常表达谢意

虽然很多时候，同事帮你完成的某项工作是ta份内之事，但是一定记得及时表达感谢，不论通过邮件还是当面致谢，最好当着其领导的面表达谢意。这样不仅可以让对方感觉你人很客气，nice，以后更愿意帮你，另一方面在领导面前提出表扬，进一步加深了你和同事的感情联络，有利于未来的工作开展。写在最后：这些工作方法都是木沐在实践中提炼总结出来的，超级高效实用，如果你还没有掌握或者运用，那么不如先从其中几项容易的开始着手应用。萧伯纳曾经说过：世界上只有两种物质：高效率和低效率；世界上只有两种人：高效率的人和低效率的人。让我们努力成为高效率的人吧。