早上刚起来，就接到了前同事小龙的电话，突然就被他的话给吓了一跳。

小龙说他这几天老感觉自己的脑容量不够，经常性的忘记事情，印象中好像有件什么重要的事没做，但就是想不起来，很焦虑。

小龙才26岁啊，平时的工作不是很忙。他说，有几次老板提前给安排了事，当时记得清清楚楚，可是到了第二天晨会老板问的时候，他被五雷轰顶一般才想起来这个事，非常抓狂。

为此，被老板狠狠的痛批了一顿，心里非常难受。

在职场，发生像同事小龙这样的场景很多，满脑子感觉都塞满了事情，但是当下这一刻，就是不知道该做些什么，已经忘了当时的某个想法是什么了，遗忘，让时间管理失去了意义：连做什么都忘了，还管什么时间。

小龙电话里跟我抱怨说，是不是因为我老了、不中用了？还是因为智商太低？其实都不是。跟小龙打了半个多小时的电话，我明白了他之所以出现这样的情况，是不懂得这套“移动硬盘”式的时间管理方法：GTD（Get Things Done）。

一、什么是“移动硬盘”式时间管理方法GTD？

“移动硬盘”式时间管理方法GTD（Get Things Done）是时间管理人戴维·艾伦提出的，是一套“让大脑用来思考，而不是用来记事”的时间管理方法。

瑞士巴塞尔大学研究发现：遗忘，是大脑的一种自我保护机制。遗忘会让大脑删除一些不必要的信息，让神经系统正常运转，如果破坏此过程，就很可能导致严重的精神疾病。

我们管理自己的工作和时间过程中，每天任务会过多, 心里总会毛毛躁躁的，有些事真的很重要，但做事时会偶尔划过内心的念头，打断专注。比如说，项目关键的节点，分不清轻重缓急，一周又一周的过去，各项目标没有长进。

日常生活还有很多容易踩的坑，比如上班路上突如其来的灵感，到了办公室就全忘记、某天老板交代的任务等等，这些都不能忘，那怎么办呢？

著名的时间管理人戴维·艾伦说：那就给你的大脑外接一个“移动硬盘”，把这些事，从你那不靠谱的大脑里挪过去吧。

通过借助外部工具，把所有的待处理事项或是脑子里面的事，全部从大脑中清除出去放在手机或电脑上。可以说GTD是大脑的好帮手，一次只做一件事，让大脑用来思考，而不是用来记事。

二、GTD的三个核心

著名的时间管理人戴维·艾伦在他最著名的书《搞定》系列里，提出的“移动硬盘”式的时间管理方法GTD（Get Things Done），有三个核心，今天我就来与你聊聊。

01、收集

第一个核心：收集，其目标就是清空大脑。

手机时代，你需要一个“收集篮”，安放那些从大脑里清除出来的事项，你可以试着把所有事情，收集到一些电子的篮子里，比如微信收藏、“印象笔记”，do it，omnifocus。

001、建立一个人的微信群

建立只有自己一个人的微信群并置顶，用手机看到文章或信息时直接转发群里给自己，也直接可以转发给印象笔记收集。那么如何建立一个人的微信群呢？

第一步，在微信界面上点击右上角的「+」，选择「添加朋友」。

第二步，选择「面对面建群」。

第三步，随意输入一串数字，然后点击「进入该群」。

这样，一个「只有自己的群」就创建完成了。然后你可以把这些群按自己的习惯重命名，比如：待读文章、文章素材、文件收藏等，建立这些群后并置顶后，不论手机端还是电脑端，都能快速定位找到。

002、列清单

每天早上或头天晚上列清单，把所有大脑中想到的事百分百的写下来，完成收集清单，这样大脑才不会随时处于检查有哪些事需要完成，告诉大脑所有要做的事都写下来了，能有效缓解焦虑。

微信上有个小程序“印象笔记微清单”，挺好用的，白天看到的信息都发送到收集，突然有一个灵感，用手机上印象笔记的快捷键收集等等，非常有成就感。

大脑是CPU+内存，千万不要什么都放在内存中，记得要时时清空，大脑只用来处理最重要的事情，其余的要么删除，要么放在硬盘里。

003、制作下一步清单，把材料分解成脑力和体力两部分。

1)脑力部分是运用“以终为始”思维，想清楚要达成什么样的目标，体力部分是为执行目标需要做的准备。

2)每个材料分出的脑力和体力部分进一步按场景或时间要素分类，比如哪些要用邮件处理，哪些用电话处理，哪些用10分钟，哪些用1小时等。

清空大脑，把所有事情100%放入收集篮，是GTD的第一步。

02、处理

第二个核心：处理，也叫理清阶段，其目的就是清空收集箱。

利用碎片化时间处理收集篮中每一件事情，把相应的事情扔进删除、归档、下一步、将来/可能、等待、项目等模块去，清空收集箱。

整理必须遵循3个原则：

还有一点，就是处理收集篮时你只有这6个选择：

001、删除

一时冲动放入收集篮，但现在看来毫无价值的事情立刻删除。把没有用的、已理解的、只是为了写一遍加深记忆的内容全部删掉。

002、归档

有价值的资料，可以根据自己的习惯，对记录的内容进行分类归档，移到“归档”目录，看看哪些事情是可以马上做的，哪些事情是没办法做的，哪些事情是不需要做的，做一个分类整理。如程序、机型知识、气象知识、规章知识、手册知识等。

003、将来/可能

需要在某个点去做的事情，移到“将来/可能”目录。

004、等待

这件事需要指派其他人完成，就立刻指派，然后移到“等待”目录。

005、下一步行动

需要你亲自完成的，移到“下一步行动”目录。但是，如果这件事2分钟内就能做完，比如用“同意”批复一封邮件，那就别移了，立刻批复。

006、项目

为项目建一个专门的目录，定期回顾处理。

只有及时处理信息，对信息及时做出决定和归纳成类，你才能避免信息的堆积和碎片化，处理信息时采用二分钟法则。

所谓两分钟法则，就是首先衡量临时工作所需的时间，如果预计能够在2分钟之内完成，就中断计划去完成它，任何事情如果花的时间少于两分钟，那么马上就去做。两分钟是一个分水岭，这样的时间和正式地推迟一个动作所花的时间差不多。

反之，把它推迟到计划执行完毕之后。

03、回顾

第三核心：回顾，其目标就是保障系统的有效运行。

收集，是把事情从大脑中清空；处理，是把事情继续从收集篮清空。然后就是回顾。随时回顾、每天回顾、每周回顾。

回顾所有你比较主要的“行动”,“项目”和“等待”的事项，确保所有的新任务或者即将到来的事件都进入你的系统，而且所有的事情都更新到符合最新的情况。那么多长时间回顾一次呢？一般分成两种：

1） 每天一次的简易回顾

建议在每天一上班来进行，基本上用5分钟的时间就好，把大脑中的事务通过 GTD 法交给了清单，目前我采用的是每天写日记，每周回顾，每月总结，上班时只需要两件事：

第一，看一眼你的日程表，确定你今天有哪些必须参加的活动

第二，看你的下一步行动清单，确定你在日程之外，可以完成哪些任务。

2） 每周一次的整体回顾

每周回顾这是我们更新和完善自己的清单的过程，就像是为自己的操作系统更新软件和打补丁，你需要关注5件事情：

第一，回顾下一步行动清单，划掉已经完成的任务；

第二，回顾过去一周的日程表，看看参加的日程是否可以转为下一步行动；

第三，回顾等待清单和未来清单，看看哪些事情可以转为下一步行动；

第四，展望下周日程，提前做好准备；

第五，重新收集大脑中的想法，并清空收集箱，更新你的下一步行动清单。

3）采用PDCA循环法

采用PDCA循环法对长期目标、中期目标和短期目标进行回顾，对工作、学习、健康、写作和社交五个方面进行回顾，看看哪里做得不好，需要改进，重新做出调整计划。

如果把这个GTD比喻成烧菜的话，“收集”就相当于去超市或者菜场大批量采购，看到好的食材、调料就放入购物车；“处理”就是回到厨房开始整理、洗摘、切，归盘；“回顾”就是把每个处理好的盘子下锅炒。

每天都能烹饪出一桌桌营养美味。

04、收集、整理、组织、回购后必须要行动，行动，再行动。

无论我们做什么事情都应该有下一步的行动。如果你把你的时间都花在组织工作，而不是做它们，那么所有的GTD系统都是无效的。

所以要学会管理行动。

要将一切杂事赶出大脑，把必须做的事情，按照自己的思考模式让它变得简单、容易、有趣的话，那你就比较不会拖延、或者被太多的"开放性回路"所压倒。

不管是什么任务项目，我们要问的问题是下一个动作是什么只有这样才能把计划具体化，才能让我们随时把握该 做什么。

这样一来，在一个给定时间具体采取一个给定行动(action)的时候，我们才能做出最好的选择，而且对自己的行动选择有信心。

三、学会三个小妙招，助你成为职场高手

工作学习所带来的压力不是来自事情本身，而是事情在大脑里的混沌塞积，造成心理的焦虑和抵触。这三个方法，希望能帮到你更好地管理时间掌控高效人生，做“时间到朋友”。

01、养成随手记录，整理总结的习惯

001、随手记录，这是一个很重要的习惯，别不当回事。

你突然产生了个灵感，过段时间后你要用的时候就死活都想不起来了，只记得曾经有过这样的一个灵感。

是的，你只记住了产生灵感、火花的美妙的体验，但是内容却完成忘记了，所以一定要第一时间记下来。

每次开会的会议记录，老板布置的待办任务，工作计划都会使用软件（比如：onenote）记录。其次还可以利用GTD软件的待办事项，我用的付费的Doit.im。我会把笔记中的待办事项整理分类到doit.im中，按GTD方法分类整理执行。

出差在外记录灵感和一些信息，可以用印象笔记的语音记录功能，特别打完电话要记录时，非常方便，把信息再复述一遍即可。

比如，我的用了苹果手机后，自带的“备忘录”成了我的好帮手。有时条件不允许，比如在开车，突然有灵感或有个事情要紧急处理，怕一会忘记，我就使用苹果自带的“语音备忘录”，几秒钟可记录，比手写快多了。

所以，尽量把工作事物都用软件安排记录，脱离大脑，减少很多压力。这2个软件都是手机电脑全平台同步，在任何地方脑子里有什么点子都及时记录，突发情况也可以及时更改计划。最后是最近开始使用的xmind进行流程管理，整理项目思路也很有帮助。

这些是我提升工作效率所使用的工具分享给你，这些软件配合使用，效果威力无穷。

002、再一个就是要重视：整理总结

整理总结有2种形式，一种是复盘，一种笔记。

笔记很好理解，比如说，你看本书，写一篇读书笔记，这里就不多说了。复盘和笔记比较类似，但是区别于对象有所不同，复盘是不断帮你改变行动，重于总结你自己的思考和行为，而笔记侧重于整理你学习到的新知。

我们的工作结束后也要及时对工作进行总结，复盘、梳理工作完成情况、进行反思总结、制定下周工作计划等，如果可以，尝试和自己约定奖励并兑现，让自己获得持续激励。

这样就通过GTD时间管理的整个过程实现轻松地、有条不紊地应对繁杂工作。

02、学会借助外部工具，提高工作效率

在有限的时间内，我们总是非常专注并且有效率。好几年前，我就是属于那种经常忘事，一开始以为是自己脑子笨，然后努力的去学习怎么在脑子里记下所有的计划，结果效果并不好。

因为大脑并不是可靠的记事工具，也不利于检索删除，而且在大脑里记事，会消耗宝贵的脑力资源，不合算。

后来，我用了像onenote、印象笔记、doit.im等软件管理我的生活工作，我的工作和生活开始发生了很大的变化。

1）、大脑不用记事，不怕再忘记，不再焦虑了。

2）、生活工作可以安排的井井有条，不同的时间，不同的场景该干什么，都已有安排。

3）、更易推进工作。指定目标后，按时间，按步骤分解成每一个可以执行的任务，每完成一个任务，就向目标推进一步。

我后来才知道，这不是笨记不住，而是不应用大脑记，利用工具，发挥大脑思考的最大效用。时间管理的本质：是工具。这里，推荐5个时间管理的实用App ：

1）、习惯养成：“种子习惯” App

它会在你规定的时间发推送，提醒你这个时间段该做什么事。

2）、任务清单：“滴答清单” App

可创建工作、学习、购物等不同类别的清单，将自己的生活按不同领域进行清单革命。滴答清单这款软件，再结合这些理论，帮助我们更好管理时间。

3）、制定计划：Doit.im 软件

它非常清晰地帮助人们做计划，梳理杂乱的事项。Doit.im也是一个很受欢迎的GTD软件。

4）、提升专注力：Forest App

旨在帮助人们建立“无手机”的个人习惯。开始专心工作或学习之前，播下一颗种子，你若专心种子会长成大树。如果没忍住滑动手机，树苗便会枯死。

5）、综合类：时光似金App

可视化回顾每天或任意时间段的消耗分布，可设置计划，并看到预定和实际花费时间对比。

如果你需要推荐一些数字化的工具，兴荣推荐xortime这个软件，当让还有许多类似的手机app如番茄土豆、focustime都可以从网上找到。

君子性非异也，善假于物也。把同印象笔记，全能扫描王等这一类型的工具用好，其实正是为了建立一种习惯，让大脑无需耗散注意力。

注意力是我们最宝贵的财富，要放在最重要的事情，同时还要避免其他干扰的声音，例如微信，电话等等，形成专注的环境，这样我们做事工作的效率就大大提高了。

03、时间管理工具：工作—放松—工作=高效(番茄工作法)

番茄工作法是弗朗西斯科·西里洛于1992年创立的一种相对于GTD更微观的时间管理方法。

番茄工作法就是在把“时间块状化”，利用25分钟工作，5分钟休息的方式，形成一小块完整时间，让整个把一长段的时间分成一块一块。即：工作—放松—工作=高效。

使用番茄工作法，选择一个待完成的任务，将番茄时间设为25分钟，专注工作，中途不允许做任何与该任务无关的事，直到番茄时钟响起，然后在纸上画一个X短暂休息一下（5分钟就行），可以喝一口水，活动活动筋骨，也可以检视刚才的工作，每4个番茄时段多休息一会儿。

想要有高效，可以在身体和精神两方面做好准备：

001、提高体力

脑力工作会消耗能量，你有没有发现动脑子的时候饿的快？所以体力也是大脑与身体能持续高效工作多久的基础。比如腾出时间，去健身房、跑跑步，运动运动，这样工作起来才会更有效率。

002、做事专注

大多数人在专注时会把事情完成得更快更好，所以尽量一次只做一件事情。可以设定一段时间，在该段时间内专心做一件事情。在这个过程中，如果大脑中冒出其他未尽事项或一些点子，不妨先写到纸上，继续专注做你手头的事，做完后再找时间处理记录下来的那些事项。

003、番茄计时

通过番茄计时，我们可以统计自己的时间利用率，哪段时间更高效等。

人脑每一次切换任务，都有可观的时间成本，番茄工作法就是把人脑当做CPU，切割成以30分钟为单位的时间切片--每次集中精力工作25分钟，休息5分钟，这样才能帮你把时间最高效的利用起来。

对于刚刚接触时间管理的朋友，不建议一上来就直接实践GTD系统，不妨先使用番茄工作法找找感觉。随着你对于时间的管理越来越有效，你也越来越追求更高效的生活，这个时候，再去进入到 GTD 的世界，你也会感觉自己的人生越来越高效。

人总是有惰性，喜欢窝在自己的舒适圈，要想成长，就必须改变。学习一项新技能，在一开始会比较困难，比如你学习使用GTD的一开始，可能也会让我们花比平时更多的时间来管理自己的时间。

但是一旦熟练，认真执行一阵子后，你会发现，任何新目标都可以变成生活中的一部分，轻轻松松就可以让这套方法帮助我们更轻松地处理繁琐任务，一旦学会，就像学游泳、学开车，它会变成一个不费力的自动过程。

GTD时间管理就像是时间管理机器，它利用GTD时间计划管理你的工作，让我们有更多时间和精力去投入更有挑战性、更有创造性的工作和享受中。

相信通过坚持练习和使用这一方法，一定能够帮助我们成为更好地时间管理者，让我们的工作和生活更轻松、更充实。