职场HR发送面试通知相关指南

    一、什么是offer？

    Offer，即录用通知书，是用人单位向拟录用的候选人发出的邀约，其目的是与其签订劳动合同，建立劳动关系。

    Offer在法律上一般翻译为要约，指当事人一方提出订约条件，愿与对方订立合同的意向表示。录用通知一经送达，对用人单位即产生法律约束力。

    《合同法》第14条规定：“要约是希望和他人订立的意思表示，该意思表示应当符合下列规定：

    （1）内容具体确定；

    （2）表明经受要约人承诺，要约人即受该意思表示约束。”可见，要约的内容必须确定、完整，要包含合同的主要条款。同时要约对要约人具有法律约束力，除非法律有特殊规定。

    二，面试通知前的准备

    （1）准备求职者简历，看清求职者姓名，遇到生僻字一定要查好，不能叫错名字，以免影响公司形象；

    统一格式：固定格式，如下几项信息：开头：礼貌、尊敬的称谓如XX先生/女士。

    序言：我们非常高兴地通知您，XX公司已决定录用您为本公司职员。接到此通知后，请您三天内回复。有关职位描述如下, 将会在您正式接受委任时生效：

    主体：职位信息、工作地点、入职时间、薪资构成或者薪资简要说明、相关福利、各项补贴、合同期限或者合同期限说明、入职资料准备以及其他。最后要有可以代表公司的相关人员的签名或者印章。

    补充：最好页眉、页脚要设计成公司名称相关的信息，以上信息可以最终以附件及PDF格式邮件给候选人。

    （2）发邮件有统一话术

    除此之外，还要附入职资料准备情况说明（身份证、学历证、离职证明等证件），当然说明也可在offer正文中提及，格式不限。

    （3）准备电话记录本；

    三，求职者身份确认

    （1）接通电话后，首先自报家门（报出公司名称，求职者应聘岗位）；

    （2）确认求职者身份，以免拨错电话；

    （3）确认求职者是否方便接电话，如果不方便可以择时再打电话 ；

    四，面试通知的内容

    （1）通知面试时间、地点、乘车路线；

    （2）如有改期，则需要在记录本中注明；

    （3）如有证明工作业绩、学习成绩的资料一并携带 ；

    五，拒绝候选人的操作

    其实这种情况比较棘手，有的候选人非常认可企业平台或者公司产品，一心思想来公司发展，但是最终面试给的反馈结果是不接收。

    HR千万不要不回复，不理睬候选人，最好不以电话形式直接拒绝，可通过邮件形式委婉拒绝；

    拒绝offer的原则：

    （1）委婉，别直来直去，这个时候不是彰显你个人性格的时候；

    （2）勿伤对方自尊，传播正能量；

    （3）勿有歧视性词汇（如性别、地域、民族、宗教、相貌），信息时代，容易爆炸性扩散；

    （4）可以和对方深入沟通，在职业规划方面给予指导帮助。

    六，Offer发放前的调查

    准备好offer之后，在正式发放之前，还需要做最后的准备和检查。

    （1）对于重要岗位，HR在发出offer前，需要对候选人进行背景调查，这样可以帮助企业省掉很多未注意到的问题和麻烦；

    （2）有文字明确要求候选人在指定时间内书面回复是否接受，并规定，如未在制定期限内书面回复，offer失效；

    （3）是否明确列出企业不予录用的情况，如简历有虚假成分、未按约定日期报到或员工体检不合格等等情况；

    （4）如果企业对体格要求较高，应当注明只有在企业书面确认体检合格后，入职邀请函才生效；

    （5）在offer中，增加一些企业文化宣传，提升雇主品牌形象；

    （6）可以把入职手续等各事项以正式邮件形式表述清楚，方便入职者参照执行。

    七，通知结束阶段

    （1）确认是否能来参加面试；

    （2）如能参加面试，则需向其发送一份电子版的面试通知，详细列明应聘岗位、面试时间、地点、乘车路线，以免求职者听错；

    （3）能来参加面试的，需要记录本中注明，以便于安排面试者和面试场地；