职场中,如何跟领导汇报坏消息?
职场中,很多人怕遇到坏事情,也不愿汇报坏消息。殊不知,坏消息若隐瞒不报,最后被揭发,损伤最大的还是自己。
飞索半导体公司首席执行官约翰.凯斯波特曾说:“如果你有坏消息,那么你最好一开始就告诉我,快说完。你最不想发生的事情,就是在你告诉我之前,已经我被自己发现了。”可见,职场中,最恐怖的是你隐瞒坏消息不汇报,却被领导自我发现。
其实,坏消息隐瞒不报,是最坏的处事方式。那么,我们应如何跟领导汇报坏消息呢?
01 选对时机很重要
人一天中最清醒、情绪最稳定、最容易心情好的时间就是上午。
别等别人都已经汇报了百八十件工作了,你才傻傻的下午去。要是别人汇报的工作都是好消息还好,如果很多是坏消息呢?如果很多是焦头烂额的事情呢?你不是活该成炮灰?
当领导心情不好的时候,什么消息都别说,不要去惹他。坏消息,一定要趁着领导心情好、头脑清醒、心情平稳的时候说。
02 了解什么对领导更重要
我早先指出,在和领导对话的时候,要站在他的立场上看问题。根据你自己的经验与观察,写下他可能认为什么东西最重要。
他可能是一个特别在乎地位的(占据整个大楼最好的办公室)、最顾及面子的(不允许被指出有错)、受人爱戴或受人尊敬的。
当你写完之后,回顾一下你将要告诉他的坏消息,你就应该知道该如何组织你的语言,同时又最能照顾到领导认为最重要的要点、观念、问题。
03 积极介入,但要控制情绪
你对要谈的话题越是有看法,就越容易在和领导的对话中加入情绪的要素。为了达到这个目的,你的态度应该是积极介入,但是要控制情绪,尤其是在领导面前。
问题是以不同的颜色和声调呈现的。它们可以呈现出挑战性、威胁性、诱惑性或强化性。一个普遍出现的错误是提一个充满暗示的问题。
比如:“你是否认为这种提议在主席那里会遭到反对?”这其实根本就不是一个问题,这是一个非常明显的暗示,以问题的面目出现,猜测未来会有麻烦。
真正的问题是你的语言当中没有你对前景的解读或猜测,比如:“我们如果做出这样的决策,你认为会产生什么正面和负面的影响?”
04 解释会发生这种情况的原因
如果一味主动承担错误,不分析原因,很难让领导信服你有改进的意愿。
很多下属,刚开始就解释原因,很容易令领导反感。因为,领导接收的信息首先是你的借口,而不是主动认错的精神。所以在开诚布公过后,我们找合适的时机解释原因。
解释坏消息的原因,避免让领导觉得你一无是处。如果主动承担错误过后,不主动汇报并阐明原因,也不利于“吃一堑长一智”等经验的积累。
05 诚实仍旧是最佳策略
不管你面对多么艰难的场面,不管你有多么的不安,说谎绝不是最佳策略。尽管有的时候撒个谎能暂时舒缓压力,但是,事实是无法掩盖的,它总会在另一个时空里冒出来。而当它冒头的时候,你还得去处理它,你的领导会要么记住你曾经对他说谎,要么对你的能力产生质疑。
重要的是记住你的领导也是曾经从你的职级上干上去的。他们很清楚传递坏消息的艰难与痛苦,他们会很快回忆起自己当年做同样事时候的感受。
06 提出解决方案
白宫前国土安全顾问弗兰.唐森德,曾说:“你绝对不可以在没有解决方案的情况下传达坏消息。”
如果你还没构思好解决方案,就贸然承认错误,很可能只是勉强获得领导的同情,但绝对引不起领导的刮目相看。
当然最好给出3中解决方案,让领导做选择题。如果你推荐方案三,那你可以先展示方案一和二,然后跟领导解释为什么方案三更好一些。这样,领导能看出你的应变能力及处理问题的能力。
说出解决方案,需要对比三种方案,并给出自己的建议令领导做选择。这样的错法,更容易被领导接受,并感到你是一个靠谱的人。