职场生存之道:如何避免在工作中分心?
在繁忙的工作环境中保持专注是很棘手的。有电话要接,有邮件要回复——更不用说给朋友发微信或短信的诱惑了。
小的干扰看起来是无害的(毕竟,一天八小时中有两分钟是什么?)但是频繁的干扰会破坏你的效率,并对你的工作质量产生巨大的负面影响。
如果你发现自己很容易被同事的谈话、路过你办公桌的人、或者屏幕上弹出的微信消息提示或者电子邮件提醒分心。
虽然分心的频率和性质取决于你的工作内容、办公室布局、职场文化和公司规模等等,但有些常见的工作干扰是很多人都会遭遇的,包括:持续不断的电子邮件(私人和工作)、短信、社交媒体和与工作无关的其他网站、私人电话、同事或客户带来的干扰、紧急工作、临时会议、声音干扰(比如音乐、电视、电子邮件提示音、即时通讯、电话铃声、其他人的谈话、嘈杂的复印机或打印机、经过你窗外的人员或车辆、电梯门或卫生间门开关的声音等等)、八卦的同事和事无巨细的上司。
如果上述这些让人分心的事物中有一个或多个经常使你无法集中注意力,以下是你可以采取的一些方法:
1、把零散阅读集中起来
每次工作告一小段落的时候,总会忍不住点开那些新闻,瞄几眼,心中还自我安慰,工作那么累,看看也没事。结果确实看到有兴趣的,不知不觉中一小时就过去了。
这样下来,一天的工作就很难按时完成,导致自己不得不加班,得不偿失。我采用的方法是集中阅读。把想看的内容用一个浏览器打开放到一起,等事情弄的差不多的时候,再去看。
心里不会总惦记着,因为已经全部保存起来了,想看就能看,降低了分心的动力。就算等下看完,也能很快让心思回到工作中来。
2、让琐事延迟处理
有时候不得不分心,是因为你要接触到领导、同事、客户等等,他们的问题有大有小,会随时插入打断我们的工作。
碰到这样的情况,我的建议就是,把琐事延迟处理,先沟通事情的紧急程度,在自己不忙的时候再来处理,如此,才能更高效的处理当天的工作。
3、告诉同事不要打断自己手头的工作
如果你和一个容易分心的人一起工作,试着设定一些界限,这样他们就知道你什么时候需要集中精力完成手头的任务。你可以礼貌地告诉别人你需要做特定的工作,而不伤害他们的感情。让他们知道你会在几分钟内回答他们的问题。
4、计时工作方法
要让自己不分心的方法,就是全身心的投入。可前期很难专注工作时候,我采用计时工作的方法,比如我会按下计时器,设定30分钟后,休息5分钟,如果来锻炼自己的专注力。
经过一段时间的练习之后,专注力得到显著的提高,因为知道什么时候休息,所以在这半个小时内,我能够全身心的去做事情,因此效率反而高了很多,而且也不累。
6、和有生产力的人一起工作
注意力是可以传染的,所以如果可能的话,建议经常和工作中最有效率的人在一起工作。和一个认真工作的人坐在一起,或者和他一起工作,不仅会激励你去做同样的事情,还会减少你被不必要的打扰的机会。
7、腾出时间休息
建议有规律的休息似乎有违直觉,但这对让你的大脑休息很重要,包括一天中的社交时间,让自己重新充满活力,激励自己完成清单上的下一个任务。因此,我们最好保证自己有足够充足的睡眠。
8、花点时间想想
下班时,花点时间想想当天的情况和明天应该关注哪些事情。写下明天的优先处理事项,明天上班时看看这个清单。