如何专业地向领导汇报工作?
作为下属,与领导汇报工作是对下属的基本要求,也是每一位下属的任务。
但你知道找领导汇报工作也是要讲技巧的吗如果不讲技巧,一通瞎讲,如果有什么特别的贡献会因为自己说不清而被领导忽略;
而有一些问题不大的错误,也可能因为领导理解有误被领导方法。想要避免这种情况,和领导汇报好工作,就必须掌握汇报工作的技巧;
下面面试网网德国双元制就来为大家分享,工作中汇报工作的四个技巧,来帮助大家尽快得到领导的提拔,想要学习的朋友们,赶紧跟随网德国双元制一起来看看吧!
一、拒绝"想啥说啥",利用金字塔原理,打造出逻辑缜密、简单易懂的工作汇报
金字塔原理是麦肯锡咨询公司的顾问芭芭拉·明托提出来的,后来经过不断的完善,金字塔原理已经成为了麦肯锡的标准。
为什么世界级全球管理咨询公司麦肯锡如此重视金字塔原理呢?
因为金字塔结构符合人类思维的规律,大脑在接收信息时,会自动将信息进行归类整理,以便于更好的理解和记忆,所以当人们听到由金字塔结构组成的语言时,会更容易理解表述者想要表达的意思。
比如说,同样是汇报工作,有的人可能是会这样说:"我们的活动场地还在装修,我问过了装修公司了,估计要月底才能完成;然后李总那么也比较忙,这个月都在外面出差,没时间回来参加活动,但是,我们问李总秘书了,他下个月有时间。所以,把活动时间定在下个月月初比较合适,你看可以吗?"
而用金字塔结构重新组织后就变成了:"这个月的活动计划可以推迟到下个月开吗?因为李总这个月在外出差,无法按时参加;活动的场地 还在装修,预计要到月底才能装修完成。"
是不是第一段听起来感觉怪怪的?这是因为第一段采用的是演绎表述法,是不断的输出事实,最后才表明态度,这样的表述符合人们平时说话的逻辑,是让汇报者感觉最轻松、最简单的表述方法,也就是我们通俗说的"想啥说啥"。
而第二段采用的是金字塔结构,将对话进分总结归纳,并且将对话分成了两层,第一层先抛出问题,点出这段话的核心观点;第二层再补充理由,用理由来支撑第一层的问题。
从纵向来看,最顶端是一个总的观点,下面一层则是给出的解释;而从横向看,这些解释又都是由同一个逻辑所牵引,解释与解释之间同属于一个逻辑范畴。通过金字塔结构表述出来,听者理解起来就简单多了。
杨澜说:"没人有义务透过你邋遢的外表,去发现你优秀的内在。"
其实,做工作汇报也是同样的道理,领导也没有义务通过你逻辑紊乱的工作汇报,去发现你背后的辛苦付出。想要让领导对你满意,就必须梳理好你的汇报逻辑,让领导一听就明白你到底想要表达什么。
二、学会站在对方的角度思考问题
汇报工作是为了让领导更好的获得项目信息,如何让领导快速接收我们想表达的内容呢?
(1)将心比心,站在对方角度筛选问题
作为项目的执行人员,我们对项目的整体情况都有一定的了解,而作为领导需要知道所有的细节吗?答案当然是否定的,不然还需要我们干什么。我们需要站在领导的角度思考问题,了解领导最想知道的内容是什么,再筛选汇报内容。
(2)学会做项目ppt
ppt是一个很好用的汇报工具,比word和excel更适合在会议室中向领导汇报工作。每周一份工作进度ppt,不仅能锻炼我们使用办公软件的能力,也能让领导方便快捷了解项目的状况,让领导一目了然,如果项目中有任何的漏洞,也能快速被指正,方便下次改正。
三、单刀直入,直说重点
向领导汇报工作,首先要知道你的领导是一个什么样的人,不同类型的领导汇报工作的方法方式肯定是不一样的。
你的领导是一个视觉型人才还是听觉型人才?你的领导喜欢用数据说话还是喜欢举例子?这些都是需要你通过日常工作接触去接触的。
但是不管你的领导到是一个怎么样的人,做工作汇报时都要遵守一个原则——结构思考力。总的来说就是学会表达,先说重点,再结构化内容。
四、善用"云-雨-伞原则",带着分析与方案作汇报,别做只懂统计数据的机器人
一个优秀的工作汇报不仅要将过往的数据交出去,而且还应该附带上自己的分析与解决方案。在这方面,我比较推崇日本作家大石哲之在《靠谱:顶尖咨询师教你的工作基本功》一书中提出著名的"云-雨-伞原则"。
云代表事实,也就是我们所看到的问题;
雨代表分析,从云推断出可能要下雨;
伞代表行动,从"可能要下雨"的分析中,得到要带伞的行动。
在汇报工作时,如果只是把"乌云"提交 上去,那么这次汇报无疑是失败的。这就好比你去医院做体检,医生只是将体检出来的数据交给了你,然后跟你说:"这就是你的体检数据,你看看,考虑考虑?"
你收到这些数据会怎么想?这些数据是什么意思?表示健康还是不健康?如果不健康的话,是患了小病还是害了大病?想到这里,你一定会很生气,因为你真正想知道的是"数据背后的意义"。
其实领导也是如此,他们想听的是这些数据的代表了什么,以及德国网接下来要做什么和为什么要这样做。而不是像个机器人一样提供一大堆数据,却没有解释与分析。
所以,在汇报工作时,你不仅要将看到的"乌云"汇报上去,还应该附带上自己的分析与解决方案,然后再由领导做出定夺。
其实,"云-雨-伞"的推理方法并不难,过程有点类似于侦探破案,先是看到一个一些可疑的线索,然后根据线索进行推理和行动。比如"尸体被抛在了河里(这是代表事实的乌云),那么一定要用汽车来运送尸体,所以凶手必须要用车(这是代表分析的雨),调用沿途的监控应该就能找到可疑的车辆(这是代表行动的伞)"。
而用到现实的工作中,也是同样的道理,比如你是一个运营,当你发现最近阅读量下降时,不仅应该汇报详细的文章数据,还应该提出分析"为什么阅读量会下降?"以及给出尝试性的解决方案,这样才是一个完整的工作汇报。
另外,在提交汇报时,还要特别区分现状事实与意见建议。比如,"阅读量太低是因为标题不够吸引人",这一结论到底是你根据数据得出来的结果,还是你个人的推测?如果在推理的逻辑上出现了问题,那么你的建议很可能只是"空中楼阁",经不起认真推敲,得到的结论也很可能是错误的。
马薇薇说:"没有逻辑的正能量就是负能量。"而对于解决方案来说,一个没有逻辑的解决方案,就是一个费时费力却一点也不搞笑的笑话。
那么,如何避免将两者混淆呢?一个验证的方法是将猜测的结果进行验证,或者跳出自己的数据,从同行的运营数据中找到支撑自己的观点的证据,让你的建议更符合逻辑,也更有说服力。
最后要说,汇报工作不能两手空空,应当撰写好汇报材料,毕竟好记性不如烂笔头,提供书面材料给领导,既能显示出准备工作充分,也能清晰直观的给领导以参考。如果时间紧急来不及写稿,也要静下心来默默思考好几个汇报要点,避免挂一漏万。